Die unliebsame Aufgabe des Protokollschreibens

Es bestätigt sich leider immer wieder: Protokolle zu schreiben gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Was muss in einem Protokoll stehen und was kann man weglassen – das werde ich in Seminaren immer wieder von meinen TeilnehmerInnen gefragt. Wie effektive Protokollführung funktioniert, verrate ich Ihnen in diesem Blogartikel.

Der ewige Kampf mit dem Protokoll

Wenn ich das Seminar „Protokollführung“ halte, sind die wenigsten meiner TeilnehmerInnen freiwillig da. Die meisten werden geschickt, weil sie in Zukunft Protokolle schreiben sollen oder sich bisher damit schwer getan haben. Die häufigste Frage, die mir gestellt wird: „Was muss überhaupt in einem Protokoll stehen?“

Wozu schreibt man Protokolle?

Ich beantworte diese Frage meist mit einer Gegenfrage: Wozu schreibt man ein Protokoll? Wenn man sich die Gründe bewusst macht, hilft das zu entscheiden, was man ins Protokoll schreiben soll und was man weglassen kann.

Ein Protokoll soll Besprechungsergebnisse und Beschlüsse dokumentieren und Aufgabenverteilungen festhalten. Das bedeutet, sofern ich kein „wörtliches Protokoll“ schreiben muss, sondern nur ein „Ergebnisprotokoll“, kann ich die langen Diskussionen, zu denen es in Besprechungen manchmal kommt, einfach weglassen. Im Protokoll muss nur das Ergebnis einer Diskussion stehen. Also: Was wurde beschlossen, wer hat was zu erledigen, und bis wann? Bei Vorstandssitzungen u.ä., wo es um Abstimmungen geht, muss im Protokoll darüber hinaus festgehalten werden, wie viele für oder gegen einen Antrag gestimmt haben. In Team-Meetings hingegen reicht es, die Ergebnisse und To-dos ins Protokoll zu schreiben – und zwar so, dass sich auch jemand auskennt, der nicht bei der Besprechung dabei war bzw. soll auch ein halbes Jahr nach einem Meeting noch klar ersichtlich sein, was besprochen wurde. Darum müssen Protokolle unmissverständlich formuliert sein – es darf kein Spielraum für Interpretationen darüber bleiben, was beschlossen wurde oder wie etwas zu verstehen ist.

Übung macht den Meister

Wie bei allen anderen Dingen auch: Es ist die Erfahrung, die uns hilft, in einer Besprechung herauszufiltern, welche die relevanten Informationen sind, die ins Protokoll gehören. Eine gute Übung kann sein, für sich selbst Gedächtnisnotizen (z.B. nach einem Telefonat) zu machen:

  • Worüber wurde gesprochen? (Thema)
  • Was wurde vereinbart? (Ergebnis)
  • Was ist zu erledigen? Von wem? Bis wann? (Arbeitsauftrag)
  • Wer ist zu informieren? (Verteilung des Protokolls)

In diesem Sinne – sehen Sie Protokolle nicht als lästiges Übel, sondern als Gedächtnisstütze für Ihre zukünftige Arbeit. Ich wünsche viel Spaß beim Ausprobieren!

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